Kleine Kommune, große Wirkung: Bentheim modernisiert Verwaltung von innen nach außen und schützt Daten.
In Kürze
- Interne Prozesse zuerst digitalisieren, dann Bürgerservices ausrollen
- Mietsoftware und offene Schnittstellen vermeiden Vendor‑Lock‑in
- KI und RPA mit Human‑in‑the‑loop und strengem Datenzugriff
Deutschland liegt bei digitalen Bürgerservices hinter dem EU-Durchschnitt: Die EU-Kommission gibt dem Land 78,1 von 100 Punkten (EU-Durchschnitt 84,6). Nur etwa 15 % der Menschen nutzen die eID-Funktion des Personalausweises — ein Indikator dafür, dass Identifikation und Nutzung einfacher digitaler Angebote noch haken. Vor allem zersplitterte IT-Landschaften, unklare Zuständigkeiten zwischen Bund, Ländern und Kommunen und ein föderales System bremsen die Modernisierung. Das Onlinezugangsgesetz (OZG) steht auf dem Spiel, wenn Behördengänge nur digital abgebildet, aber nicht grundlegend neu gedacht werden.
Bentheim macht es anders — von innen nach außen
Die Grafschaft Bentheim (rund 145.000 Einwohner) ging vor über zehn Jahren einen pragmatischen Weg: Zuerst interne Verwaltungsprozesse digitalisieren, danach die sichtbaren Bürgerservices. Das Motto lautet kurz und knapp: „von innen nach außen“. Ein konkretes Beispiel: Früher lagen wöchentlich etwa 100 Aktenmappen mit Rechnungen auf dem Tisch des CDO. Heute läuft das über einen digitalen Rechnungsworkflow mit zentraler Erfassung und elektronischer Freigabe — papierlos und ortsunabhängig.
Technik, Beschaffung, Offenheit
Bentheim setzt auf Mietsoftware (Abo-Modell). Das erlaubt, Funktionen schnell nachzurüsten und flexibler auf neue gesetzliche Anforderungen zu reagieren. Wichtig ist auch Offenheit: Die Kommune nutzt offene Schnittstellenstandards wie DokuFIS und vermeidet proprietäre Datenformate. Die Kreisverwaltung bleibt dadurch Eigentümerin ihrer Daten und minimiert Vendor-Lock-in.
Kein Warten auf zentrale Lösungen
Statt auf fertige Landes- oder Bundesdienste zu warten, baut Bentheim eigene Zugänge — und bindet funktionierende zentrale Einer-für-Alle-(EfA)-Dienste ein, sobald sie verfügbar sind. Beispiele sind Elterngeld-Anträge oder der Anschluss für Unterhaltsvorschuss. Die Taskforce Digitalisierung Niedersachsen (TDN) hat die Grafschaft als Partner für das landesweite Ausrollen wichtiger EfA-Dienste ausgewählt (u. a.:)
- Eheschließung
- Ummeldung
- Einbürgerung
- Aufenthalt
- Baugenehmigungen
- Waffenrecht
Messbare Nutzungszahlen
Seit April 2022 gibt es in Bentheim einen digitalen Antrag für Grundsicherung (Bürgergeld, SGB II). Im ersten Halbjahr 2026 wurden mehr als 1.100 Anträge elektronisch eingereicht und automatisch in die Fachverfahren sowie die E-Akte überführt. Das verkürzt Bearbeitungswege und hilft Mitarbeitenden, schneller Auskunft zu geben.
Automatisierung und KI — mit klaren Regeln
Die Verwaltung nutzt RPA (regelbasierte Roboter), Sprachassistenten und testet Large Language Models (LLMs). Ein praktisches Tool heißt Hörbert: Der KI-Telefonbot beantwortet IT-Support-Anfragen und legt bei Bedarf Tickets an. Im Mai bearbeitete Hörbert rund 380 IT-Anrufe; im Gesundheitsamt waren es innerhalb von 30 Tagen 245 Gespräche. Entscheidungsbefugnisse bleiben beim Menschen (Human-in-the-loop). Um falsche KI-Antworten („Halluzinationen“) zu vermeiden, darf die KI nur auf intern geprüfte E-Akten zugreifen. Kommunen können wählen, ob sie Open-Source-Modelle lokal betreiben oder souveräne Cloud-Dienste nutzen; vertrauliche Daten werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet. Rollenkonzepte und Rechtemanagement begrenzen den KI-Zugriff auf die Akten, für die Mitarbeitende Leserechte besitzen.
Identifikation bleibt ein Hemmnis
Da viele Bürgerinnen und Bürger die eID-Funktion nicht nutzen, setzt Bentheim dort, wo rechtlich möglich, auf niedrigschwellige Zugänge ohne strenge Authentifizierung. Parallel testet die Kreisverwaltung gemeinsam mit einem Nachbarkreis die EUDI Wallet — die digitale EU-Brieftasche, mit der zum Beispiel Personalausweise auf dem Smartphone mitgeführt werden können.
Personalpolitik: Entlastung statt Stellenabbau
Digitalisierung soll Routinearbeit reduzieren, nicht Stellen streichen. Mitarbeitende wurden früh eingebunden — via Workshops und Austausch — und arbeiten in digitalen Workflows über Gemeinde- und Kreisgrenzen hinweg. In den Jobcentern teilen Beschäftigte der Kreisgemeinden und des Landkreises dieselben digitalen Prozesse.
Public Money, Public Code
Das Prinzip, dass mit Steuergeld entwickelte Verwaltungssoftware offen zugänglich sein sollte, wird in Bentheim positiv gesehen. Anbieter wie d.velop sind bereit, Komponenten als Open Source bereitzustellen, falls sie in einen breiteren Deutschland-Stack integriert werden. Anbieter-Geschäftsmodelle würden sich dadurch stärker auf Betrieb, Support und Weiterentwicklung konzentrieren.
Kernbotschaft aus Bentheim
Zuerst das digitale Fundament bauen: Prozesse aufräumen, Back-End modernisieren, dann öffentliche Angebote und KI einführen — und die Mitarbeitenden mitnehmen. Keuters Rat: Einfach anfangen, mit klarer Strategie und praktischer Umsetzung; Erfahrungen entstehen durch Tun, nicht durch perfektes Warten.
Wenn du willst, kann ich die wichtigsten Schritte, die andere Kommunen von Bentheim übernehmen könnten, kurz auflisten.
Quellen
- Quelle: Landkreis Grafschaft Bentheim
- Der ursprüngliche Artikel wurde hier veröffentlicht
- Dieser Artikel wurde im Podcast KI-Briefing-Daily behandelt. Die Folge kannst du hier anhören.
